Ceremonias y Protocolo

En días anteriores, por cuestiones laborales, asistí a una ceremonia, en la que observé varios aspectos que considero de extrema importancia cuando están encargados de la logística de un evento y al mismo tiempo, si deben asistir a los mismos.

1. Materiales de comunicación:

Es imprescindible que los materiales de comunicación que utilicen para reforzar los mensajes objetivo, tengan calidad no sólo en cuanto a la presentación y/o diseño gráfico, sino también en cuanto a ortografía, información completa y que si es un trabajo en conjunto con otras personas públicas u organizaciones, estos tengan coherencia y estén aprobados por ambas partes.

2.- Maestros de ceremonias:

Hablar en público no es una tarea sencilla por más que alguien este acostumbrado a ello, y aunque los nervios y ansiedad estén presentes, no deben confiar en la buena memoria o en la experiencia. Siempre deben tener un marco de referencia estricto, en el que incluyan información clara y objetiva sobre quién y qué van a hablar. Los titubeos o el uso de términos incorrectos (ya sea en cuanto al trato social o en cuanto al tema), hacen evidente la inseguridad por parte de los emisores del mensaje, lo cuál genera poca credibilidad.

3.- Identificadores:

No solamente es necesario que la gente que preside una mesa cuente con un identificador para ubicar su lugar y ser reconocido por los asistentes al evento; también, si hay invitados de alto nivel, es necesario que estos cuenten con un lugar asignado previamente de acuerdo al nivel jerárquico y a la presencia requerida durante la ceremonia. Nunca falta el colaborador que se sienta en primera fila, el fanático, el periodista o aquel que llegó temprano al que tienen que reasignarle un lugar; eviten esta incomodidad considerando este detalle desde la logística y no en pleno momento. 

4.- Personal:

Es evidente que hay un gran equipo de trabajo detrás de eventos de esta índole. No busquen sólo definir un código de vestuario adecuado en cuanto a color o formalidad, es también necesario que puedan identificarse por un símbolo (por ejemplo, logotipo o gafete) para que aquellos que no conocen a los miembros del equipo organizador, sepan a quien dirigirse en caso de dudas o búsqueda de información.

5.- Relaciones Públicas:

Si en el evento van a recibirse medios de comunicación, deben contar con alguien que pueda atenderlos, brindándoles todo lo necesario para que puedan conseguir su objetivo presencial. Es necesario redactar un comunicado de prensa y marcar los procedimientos sobre los momentos en que pueden o deben dirigirse a aquellos que formen parte y también es una gran atención para ellos, tener una agenda específica de cada momento, para que así, puedan cubrir sus objetivos comunicativos de la mejor manera y se evite en la medida de lo posible, que haya contratiempos en cuanto a salidas, interrupciones y ese tipo de situaciones inesperadas que pueden proyectar mensajes de desorganización al público asistente.

6.- Comunicación no verbal:

Aquellos que están sobre un escenario, a pesar de no ser los encargados de ofrecer un discurso, son objeto de la observación en todo momento por parte del público. Así que la presencia física, la postura, el contacto visual y los gestos, deben ser herramientas para proyectar mensajes a su favor, utilícenlos para eso.

Creo que estos son los puntos básicos en los que haciendo una recapitulación, y desde lo que mi profesión me concierne para analizarlo, he encontrado debilidades que pueden mejorarse.

Ojalá esta información les sea de utilidad y nuevamente agradezco el tiempo invertido en leer esta entrada.

Saludos

Ana Roiz